Office 365-Studie | Komplexität überfordert Unternehmensanwender

harmon.ie steigert die Arbeitsplatz-Produktivität über E-Mailbasierendes Informationsmanagement

Mit der bloßen Einführung von Office 365 stellt sich nicht automatisch der effiziente digitale Arbeitsplatz ein, wie eine neue Anwenderstudie zeigt. Viele geschäftliche Nutzer sind mit der Tool-Vielfalt überfordert, das Informationsmanagement wird nicht konsequent gelebt. Wie sich intelligentes Informationsmanagement auf der Basis der vertrauten Outlook-E-Mail-Umgebung umsetzten lässt, zeigt harmon.ie.

Microsoft positioniert Office 365 als moderne Produktivitäts-Zentrale, mit Teams, SharePoint und den Office-Apps als neuen digitalen Arbeitsplatz. Doch wie die SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2019 herausfand, sind viele Unternehmensanwender im deutschsprachigen Raum mit dem Wust an Apps und neuartigen Arbeitsweisen überfordert. So kommen aus dem ständig wachsenden Office 365-Portfolio mit über 20 Apps nur wenige regelmäßig zum Einsatz, wie die Befragung ergab. Ganz oben in Sachen Nutzungsgrad und Akzeptanz liegt die E-Mail-Anwendung Outlook, gefolgt von OneNote, OneDrive, Microsoft Teams und SharePoint. Sehr wenig zum Einsatz kommen hingegen Apps wie Delve, Stream und Bookings.

Mehr Funktionen nutzen

Auch die modernen Funktionen für Dokumentenmanagement, wie sie SharePoint schon seit Jahren bietet, überfordert nach wie vor viele geschäftliche Nutzer. Bei dreiviertel der befragten Anwender (73 Prozent) kommen zwar SharePoint-Bibliotheken als
Dokumentenablage zum Einsatz, aber der hohe Einsatzgrad der längst totgesagten File-
Server mit 55 Prozent spricht für sich. Als weitere Alternativen wurden OneDrive (42
Prozent), Teams Dokumente (29 Prozent) und zentrale DMS (22 Prozent) genannt.
Um die Schwellen für den Einsatz von SharePoint und Office 365 als intelligentes
Informationsmanagement zu senken, bietet harmon.ie eine Erweiterung für Microsoft
Outlook an. Damit können geschäftliche Anwender direkt aus ihrer vertrauten
Arbeitsplatzumgebung Outlook alle Arten von Dokumenten nach SharePoint
übertragen.

harmon.ie adressiert damit zwei Schlüssel-Defizite in Microsoft-Umgebungen:

  • Ein Großteil aller geschäftsrelevanten Dokumente kommt über Outlook ins
    Unternehmen und bleibt dann sehr oft in den persönlichen Postfächern hängen.
  • SharePoint fehlt bis heute eine einfach zu bedienende Schnittstelle, mit der die
    Anwender geschäftliche Dokumente und E-Mails schnell und mit Metadaten
    versehen ablegen können.

 

Harmon(.)ie in der REHAU-Gruppe

Die harmon.ie-Erweiterung für Microsoft Outlook findet beispielsweise bei der REHAU
Gruppe in der Rechtsabteilung Anwendung: Der interne Prozess zur Speicherung und
Weitergabe von Fallakten, Rechtsdokumenten und anderen wichtigen Daten wird damit
optimiert und gestrafft, damit ist es möglich wichtige Informationen von allen Punkten
an verschiedenen Standorten, einschließlich Microsoft SharePoint und Outlook,
zusammenzuführen. Die Rechtsabteilung hat Niederlassungen in mehreren Ländern.
Vor harmon.ie bedeutete dies mehrere Dateispeichersysteme an mehreren Standorten.
Durch den Einsatz von harmon.ie innerhalb ihrer SharePoint- und Office-Umgebung hat
die REHAU Gruppe bisher uneinheitliche Informationen an einem Ort
zusammengeführt.

“Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine harmon.ie- und SharePoint-Lösung 95 % oder fast 100% unseres Bedarfs deckt, sie ist viel kostengünstiger als eine spezialisierte
Drittanbieterlösung”, so Christian Steier, Legal Digital Officer der REHAU Gruppe. Als Kernkomponente stellt harmon.ie eine Explorer-artige Outlook-Seitenleiste zur Verfügung. Die Anwender werden dabei mit weiteren Funktionen für intelligentes Informationsmanagement, wie automatischer Metadaten-Vergabe und Ordnungs-
Schemata mittels Themen unterstützt.

 

Über harmon.ie

harmon.ie ist weltweit führender Anbieter von Intelligenten E-Mail-Management Lösungen mit Office 365. Das Flaggschiffprodukt harmon.ie´s führt SharePoint- und Office 365-Informationen in Outlook, organisiert nach Themen, zusammen. Derzeit setzen mehr als 1.600 Geschäftskunden in 45 Ländern auf Digital Workplace-Lösungen von harmon.ie, diese erreichen eine höhere Mitarbeiterproduktivität mit einem unerreichten Maß an Informationskonformität und Governance. Das Unternehmen ist Finalist des Microsoft Partner of the Year, Gewinner der Microsoft App of the Year und IBM Global Partner.