Viele Unternehmen, vor allem im Mittelstand, wissen nicht, auf welchem Software-Schatz sie sitzen. Dabei kommen sie durch Veräußerung ihrer Microsoft Standardprogramme zu Geld, das sie beispielsweise in strategisch sinnvolle IT-Neuanschaffungen stecken können. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten wie aktuell unter Covid-19 zahlt sich auf diese Weise freigewordenes Kapital aus. Jan Minartz, Risk Advisor Deloitte und Hirsa Navid, Director Sales Austria/Switzerland der Relicense AG skizzieren, warum und wie Unternehmen ungenutzte Software-Assets rechtmäßig wieder zu Kapital machen.

In Unternehmen finden sich aufgrund des Wechsels in die Cloud viele On-Premise-Lizenzen, die nicht mehr genutzt werden. Warum machen Unternehmen diese nicht einfach zu Geld?
Jan Minartz: Als Berater für Software-Asset-Management mit einem Fokus auf Microsoft kommen wir mit vielen Unternehmen in Kontakt und erleben selbst, auf welch enormem Schatz Unternehmen im Bereich Lizenzen sitzen. Durch den Gang in die Cloud liegen On-Premise-Lizenzen brach, die man nun zu Geld machen könnte. Die Herausforderung für Unternehmen ist jedoch, einen verlässlichen Partner für den Lizenzverkauf zu finden. Schließlich müssen beide Seiten sicher sein, dass ein transparenter und rechtssicher Prozess abläuft.
Blickt man auf die großen Konzerne mit einem gut funktionierenden Lizenzmanagement, so haben diese den Lizenzverkauf bereits als Teil ihrer strategischen Beschaffungsorganisation etabliert. Vor allem diejenigen mit einem hohen Fokus auf die Marge ihrer Produkte nutzen Lizenzverkäufe strategisch. Dem Mittelstand fehlt hierbei vor allem die Erfahrung und auch die Sicherheit, den Verkaufsprozess erfolgreich anzugehen, obwohl sich gerade dort ein hohes Angebot an On-Premise-Lizenzen befindet.

Hirsa Navid: Ein weiterer Aspekt ist die fehlende Fachkompetenz. Sie ist in der Regel nur bei Unternehmen mit großer Rechts- und Einkaufsabteilung vorhanden. Lizenzverträge sind nicht leicht zu lesen, daher werden die darin aufgelisteten Bedingungen der Softwarehersteller oftmals nicht richtig interpretiert. Letztendlich führt es dazu, dass kleine und mittelständische Unternehmen meinen, sie dürften ihre Lizenzen gar nicht veräußern.

Warum sollten sich Unternehmen überhaupt mit dem Verkauf von gebrauchten Lizenzen beschäftigen?
Jan Minartz: Software-Assets sind genauso liquide Mittel wie Maschinen und Hardware und sie sollten deshalb auch so ökonomisch wie möglich genutzt werden. Das bedeutet, Software abzustoßen, sobald sie nicht mehr benötigt wird.

Hirsa Navid: Klar ist, jeder Geschäftsführer, der betriebswirtschaftlich sein Unternehmen führt, muss ökonomisch handeln. Im Bereich Hardware kauft niemand automatisch das teuerste und neueste Modell, wenn es keinen Mehrwert bietet. Dementsprechend sollte man sich auch von Software trennen, die aufgrund der Cloud-Strategie nicht mehr genutzt wird. Ein Rollback ist jederzeit möglich. Das Kapital, das durch die Veräußerung frei wird, kann reinvestiert werden.

Gibt es für Unternehmen beim Verkauf von Lizenzen Spezielles zu beachten?
Jan Minartz: Unternehmen sollten wissen, dass es in Europa rechtens ist, seine Software zu verkaufen. Aber der Weiterverkauf muss ordnungsgemäß dokumentiert sein. Die Transferkette vom Kauf mit dem entsprechenden Lizenz- aber auch Wartungsvertrag, mit den Nutzungsrechten der Softwareversionen, die im Umlauf sind, muss für den nächsten Käufer lückenlos nachvollziehbar sein. Nur so kann der neue Endkunde sicher sein, dass das Unternehmen das Nutzungsrecht auf ein bestimmtes Stück Software hat und dieses nun auch wieder veräußern kann.

Hirsa Navid: Diese lückenlose Dokumentation ist sozusagen die Rückversicherung der Unternehmen, dass die Software rechtlich einwandfrei veräußert werden kann und letztendlich auch unsere Garantie als Wiederverkäufer.

Wie verschaffen sich Unternehmen nun aber einen Überblick über alle Lizenzen, die sie besitzen? Um in einem zweiten Schritt zu wissen, welche sie veräußern könnten?
Jan Minartz: Hier beginnt vor allem bei mittelständischen Unternehmen die Schwierigkeit. Sie benötigen ein gutes Software-Asset-Management und dafür eine entsprechende Lösung. Nur dadurch wissen sie, welche Software aktuell im Umlauf ist, welche wirklich noch benötigt wird und welche aufgrund der aktuellen Unternehmensstrategie nicht mehr aktiv genutzt wird. Diese gilt es entsprechend herauszufiltern und zu dokumentieren. Wichtig ist zudem der Hinweis, um welche Art von Lizenzen (EA, MPSA, Open, Select) es sich handelt. Unternehmen müssen dazu alle Nachweise zu ihrer Eigentümerschaft, in welchem Land die Lizenzen gekauft wurden und ab wann sie verfügbar sind auflisten. Diese Liste zeigt ihnen, welche Produkte, Versionen und Stückzahlen sich zweifelsfrei rechtssicher übertragen lassen.

Hirsa Navid: Diese Auflistung ist ohne entsprechendes Lizenzmanagement-Wissen kaum zu bewerkstelligen. Wir bieten den Unternehmen an, dass unsere Lizenzexperten sich genau die Lizenzverträge, aber auch Bilanzen in den Unternehmen anschauen. Sollten Sie keine Bilanzen haben, unterstützen wir bei der Erstellung. Das ist ein entscheidendes Merkmal unseres Geschäftsmodells. Bei der finalen Analyse kommt letztendlich auch unser Partner Deloitte ins Spiel, mit diesem Fachexperten an unserer Seite sichern wir uns auch selbst ab. Deloitte prüft für uns final die Rechtekette der Lizenzen, die zur Veräußerung stehen.

Wenn Unternehmen den Lizenzverkauf nicht ohne Partner angehen sollten, wie können Unternehmen letztendlich sicherstellen, dass sie mit einem vertrauenswürdigen Partner wie Relicense bei der Veräußerung von Softwarelizenzen zusammenarbeiten? Was zeichnet diesen aus?
Jan Minartz: Wichtig ist, dass der An- und Verkaufspartner eine hohe Expertise im Bereich Lizenzmanagement und Wissen hat in Verwaltung und Betrieb von Software-Asset-Management- und  Software-Lizenzlösungen, um die komplexe Welt der Microsoft Lizenzmetriken richtig zu interpretieren. Ist er außerdem lange am Markt, besitzt eine ordentliche Gesellschaftsstruktur und das Kapital, Transaktionen im hohen Maße durchzuführen, ist das Unternehmen, das verkaufen möchte, mit dem Partner auf der sicheren Seite.

Hirsa Navid: Natürlich ist eine Partnerschaft wie wir sie mit Deloitte haben, ein zusätzliches Qualitätsmerkmal. Alleiniges Ziel von Deloitte ist und bleibt es, die ordnungsgemäße Abwicklung der Lizenztransfers zu überwachen.

Relicense arbeitet seit gut zwei Jahren mit Deloitte als einem unabhängigen Compliance-Partner zusammen. Wie kam es dazu?
Jan Minartz: Bei unseren Audits und Wirtschaftsprüfungen in Unternehmen sehen wir immer wieder, dass Kunden ordnungsgemäß Gebrauchtsoftware nutzen möchten. Als Relicense auf uns zukam, um als deren unabhängiger Lizenzauditor im An- und Verkaufsbereich tätig zu werden, schloss sich der Kreis zu den an Gebrauchtsoftware interessierten Unternehmen.

Hirsa Navid: Die Zusammenarbeit mit Deloitte ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal unserer Arbeit und Firmenpolitik. Wir wollten die Lieferkette von Lizenzen von einem unabhängigen Dritten bewerten lassen, um unsere An- und Verkaufsprozesse transparenter zu gestalten. Die Auditerfahrung von Deloitte war einer der Gründe, das Unternehmen als Partner zu gewinnen. Die Beratungskompetenz sowie die Expertise, komplexe Vertragskonstrukte globaler Unternehmen zu interpretieren, sind weitere Gründe.

Wie und wann kommt Deloitte beim Ankauf von Lizenzen ins Spiel?
Hirsa Navid: Wendet sich ein Unternehmen an uns, das seine Softwarelizenzen veräußern möchte, muss die Ankaufkette lückenlos nachvollziehbar sein. Eingebunden wird Deloitte grundsätzlich bei größeren Ankäufen bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen, welche zu 90 Prozent die Lieferanten der letzten zwei Jahre spiegeln. Wir müssen wissen, ob es sich um eine ordnungsgemäß gekaufte Lizenz handelt, ob sie regelkonform genutzt wurde. Deloitte fungiert dabei als unsere unabhängige Kontroll- und Prüfinstanz, die wir einschalten, um letztendlich die Sicherheit zu haben, die Lizenzen ankaufen zu können.

Jan Minartz: Basis jedes Lizenzgeschäfts ist das Urheberrecht. Es muss geklärt sein. Wir prüfen also, welche Ware der Kunde historisch gekauft hat – dabei darf es sich nur um Lizenzen aus dem europäischen Wirtschaftsraum handeln. Wir gleichen diese mit den aktuellen Produktrechten, Namen und Metriken ab und stellen fest, ob Lizenzketten inklusive Wartungsverlängerungen entsprechend vorhanden und gepflegt sind.

Wie läuft letztendlich ein optimaler Veräußerungsprozess ab?
Hirsa Navid: Sobald ein Unternehmen uns seine Lizenzübersicht über die von ihm gekaufte Microsoft-Software mitteilt, prüft Deloitte diese Daten, um zu bestätigen, dass es tatsächlich das Nutzungsrecht auf ein bestimmtes Stück Software hat und dass die Kette seit dem ersten Kauf der Lizenz ununterbrochen ist. Deloitte prüft dabei, wann und wo die erste Lizenz tatsächlich gekauft bzw. in Umlauf gebracht wurde, und ob das Unternehmen hierfür ggf. die Software Assurance erneuern ließ. Daraus leitet sich im Detail das Nutzungsrecht ab. Ein Beispiel: Das Unternehmen glaubt, dass es das Recht auf Office 2019 hat, aber der Lizenzverlauf zeigt, dass es nur das Recht auf Office 2013 hat, weil die beiden letzten Software Assurance-Vereinbarungen mit Microsoft nie verlängert wurden oder die Software Assurance länger als einen Monat unterbrochen wurde. Weitergehende Nachweise konnten auch nicht beigestellt werden bzw. das Delta beheben.

Es gibt also keine Gründe, als Unternehmen nicht tätig zu werden und nicht mehr gebrauchte On-Premise-Lizenzen wieder zu Kapital zu machen?
Hirsa Navid: Nein, gar keine. Läuft der Verkauf rechtskonform ab und kann das Unternehmen seine Lizenzhistorie lückenlos gemeinsam mit uns und Deloitte dokumentieren, steht einer erfolgreichen Veräußerung nichts im Wege.

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