Gebrauchtsoftware | In Zeiten der Cloud überholt oder Trend?

Hirsa Navid, Director Sales A/CH Relicense
Hirsa Navid, Director Sales A/CH Relicense

Der Handel mit gebrauchter Software ist nicht neu. Aber immer noch muss die kostengünstigere Alternative zu Neulizenzen um Akzeptanz buhlen. Vor allem SaaS-Lösungen lassen das Thema Second Hand überholt erscheinen. Dabei spart der Einsatz von Gebrauchtsoftware Unternehmen bis zu 60 Prozent ihrer IT-Kosten jährlich.

Hirsa Navid, Director Sales A/CH Relicense, ist Expertin in Sachen Gebrauchtsoftware und skizziert im Folgenden die Vorteile gebrauchter Software für Unternehmen. Dabei geht sie auch auf das Risiko ein.

Gebrauchtsoftware muss in den Unternehmensetagen immer noch um Akzeptanz buhlen. Können Sie diese Aussage widerlegen? Und wie sieht derzeit der Markt für Gebrauchtsoftware aus bzw. wie wird er sich Ihrer Ansicht nach entwickeln?

Hirsa Navid: Es ist richtig, dass das Thema Gebrauchtsoftware noch nicht so bekannt ist wie es das verdient hätte. Das mag auch an der Begrifflichkeit liegen – mit dem Wort „gebraucht“ verbindet man Verschleiß, dabei liegt genau dieser bei Lizenzen nicht vor. Ganz im Gegenteil.

Wie meinen Sie das?

Navid: Gebrauchtsoftware ist eine sehr gute Alternative zu neuen Kaufversionen. Bei wesentlich niedrigeren Kosten bietet sie dieselben Vorteile wie klassische On-Premise-Lizenzen. Das ist jedoch in den Köpfen der Unternehmen noch nicht verankert. Die Akzeptanz lässt sich allein durch Beratungsgespräche erhöhen. Wir zeigen Unternehmen Szenarien auf, wie und wo Gebrauchtsoftware ein Teil der Strategie sein kann. In Zeiten der Cloud und der digitalen Transformation wird es für Manager immer wichtiger, ihre IT-Budgets zu steuern und somit flexibler zu werden, da passt unser Thema sehr gut ins Bild. Der Markt wird sich in den nächsten Jahren sehr positiv entwickeln; Gebrauchtsoftware wird dabei eine entscheidende Rolle spielen.

Für wen eignet sich Gebrauchtsoftware?

Navid: Gebrauchtsoftware eignet sich sowohl für kleinere Unternehmen als auch für mittlere und sogar globale Konzerne, die wir alle zu unseren Kunden zählen. Das eigene Software-Portfolio lässt sich jederzeit mit pre-owned-Software ergänzen. Oft reicht eine Aktualisierung der Lizenzen ohne automatischen Umstieg auf die neueste verfügbare Version. Second Hand-Lizenzen sind wesentlich günstiger als neue, aber genauso leistungsfähig und betriebssicher.

Gebrauchtsoftware bietet also einige Vorteile: Allem voran spart sie den Unternehmen Geld. Die Ersparnis kann bis zu 60 Prozent des IT-Budgets ausmachen – das lässt sich ausrechnen. Hinzu kommt, ältere Versionen sind meist ausgereifter, ihre Plattform ist stabiler und bereits mit einer größeren Anzahl von Anwendungen kompatibel. Manche Versionen kann man zudem neu gar nicht mehr beziehen, weshalb man für manche Applikationen sowieso auf den Gebrauchtmarkt gehen muss.

Welche Faktoren gilt es beim Ankauf und Verkauf von gebrauchter Software zwingend zu berücksichtigen?

Navid: Der An- oder Verkauf von Gebrauchtsoftware gestaltet sich ähnlich wie bei neuen Kaufversionen. Wenn Unternehmen nun eine gebrauchte Software von uns kaufen, dann bekommen sie dazu eine komplette Dokumentation mit Prüfsiegel. So können Sie den Weg ihrer Lizenz lückenlos und rechtssicher nachvollziehen. Relicense meldet zudem jede Transaktion freiwillig an Microsoft. Zusätzlich haben wir unseren Prozess gemeinsam mit unabhängigen Auditoren erstellt, die gewährleisten, dass die Rechte korrekt transferiert werden. Es ist wichtig für die Kunden zu verstehen, dass die rechtliche Lage nur unter bestimmten Bedingungen einen Transfer der Lizenzrechte erlaubt und diese
gehören strikt eingehalten.

Viele Unternehmen haben den Gang in die Cloud gewagt ohne sich über die finanziellen Folgen klar zu sein. Sie sehen in einem intelligenten Mix von Gebrauchtsoftware und Cloud-Lizenzen das höchste Einsparpotenzial für Unternehmen. Warum?

Navid: Der exklusive Weg in die Cloud ist oft nicht die optimale Lösung. Auch wenn uns das die SaaS-Industrie immer wieder glauben lassen will. Durch den Cloud-only-Ansatz werden an der Unternehmens-IT vorbei, Millionen Euro ausgegeben, somit ist eine zentrale IT-Steuerung äußerst wichtig, um die Kosten im Blick zu behalten. Eine hybride Lizenzierungsstrategie, in der je nach Anwendungsfall Cloud- und On-Premise-Lösungen aus gebrauchten Lizenzen gleichermaßen zum Einsatz kommen, kann Unternehmen bereits 50 bis 60 Prozent einsparen.

Wir haben für Interessierte zu hybrider Lizenzierung ein Whitepaper verfasst, in dem wir alle Vorteile genau erläutern. Die Frage, welcher Softwareansatz der Beste ist, lässt sich letztendlich nur mit einer Betrachtung auf den gesamten Software-Asset des Unternehmens lösen. Am besten mit einem Experten wie uns.

Hätten Sie ein Beispiel, welche Softwarelizenz als gebrauchte Sinn macht? Oder noch besser, welcher hybride Einsatz die meisten IT-Kosten spart?

Navid: Lizenzen für Office 365 beispielsweise generieren potenziell enorme Kosten auf Dauer. Wir haben einige Use Cases errechnet, wie Unternehmen mit einem Mix von beispielsweise Office Professionell 365 E1 und Office von uns anstelle von E3 Plänen für viele Mitarbeiter, auf die Jahre betrachtet sehr viel Geld sparen. Eine weitere mögliche Ergänzung wäre Visio und Project gebraucht zu nutzen, auch hier lassen Unternehmen sehr viel Geld liegen. Aber es gibt im Serverbereich auch einige Einsparpotenziale.

Sie haben selbst jahrelang im Lizenzmanagement gearbeitet und sind eine Verfechterin von kreativen Lizenzmanagement-Ansätzen. Haben Sie für Lizenzmanager ein paar Tipps, wie sich die eigene IT-Lizenzlandschaft intelligent optimieren lässt?

Navid: Erstmal gibt es im Lizenzmanagement das Thema der Management Awareness, ohne diese ist es ziemlich schwierig, das Thema in der Organisation zu positionieren. Einer meiner Tipps wäre, sehr viel Marketing zu betreiben, um diesem Thema mehr Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Ein weiterer Aspekt ist sich selbst technologisch auf den neuesten Stand zu bringen und zu halten.

Es ist sehr wichtig zu wissen, was in den nächsten Jahren mit IoT, AI u.a. auf uns zukommt. Die Rolle des Lizenzmanagers ist mit der Änderung der Lizenzmetriken ebenso im Wandel und wird viel mehr zu einer Cloud Management-Rolle werden. Ein weiterer Aspekt ist ein Netzwerk aufzubauen oder sich einem anzuschließen. Man kann immer von erfahrenen Kollegen lernen und kommt so auch auf neue Ideen für die eigenen Themen im
Unternehmen.